Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatási Szabályzat

A Fővárosi Önkormányzati Rendészeti Igazgatóság Elektronikus Űrlap biztosításával nyújtott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatási Szabályzata

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.), valamint a végrehajtására kiadott az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eütv. vhr.) rendelkezéseinek figyelembe vételével, a Fővárosi Önkormányzati Rendészeti Igazgatóság (a továbbiakban: Igazgatóság) elektronikus ügyintézésének rendjét, az alábbiak szerint szabályozom.

1. Bevezetés

1. Az Igazgatóság az Ügyfél meghatározott jogait az E-ügyintézési tv. és a végrehajtására kiadott rendelet szerint elektronikus ügyintézést biztosító információs rendszer útján biztosítja.

2. Az Igazgatóság elektronikus űrlap biztosításával nyújtott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatási Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) nyilvános és elérhető az Igazgatóság hivatalos honlapján.

2. A Szabályzat hatálya

3. A Szabályzat személyi hatálya kiterjed az elektronikus ügyintézést biztosító Igazgatóságra, valamint az elektronikus űrlap igénybevétele során a vele jogviszonyba kerülő ügyfelekre.

5. A Szabályzat az Igazgatóság által az elektronikus ügyintézés során az elektronikus űrlap igénybevétellel kapcsolatos általános rendelkezéseket, valamint az igénybevétel során a Felek között létrejövő jogviszonyból eredő jogokat és kötelezettségeket tartalmazza.

6. Az Ügyfél a tartózkodási helyétől függetlenül, internet kapcsolaton keresztül a világ bármely pontjáról igénybe veheti az elektronikus ügyintézési szolgáltatást.

3. Általános rendelkezések

I. Fogalmak, rövidítések

6. A Szabályzatban használt kifejezések a szavak általános jelentésével bírnak, kivéve a jelen cím alatt definiált fogalmakat, amelyek az itt megadott jelentést hordozzák.

7. Ügyfél: a Szabályzatban leírt elektronikus ügyintézést az Igazgatóságtól a Szabályzatban rögzített feltételek alapján igénybe vevő természetes vagy jogi személy, illetve ezen személyek arra feljogosított képviselői.

8. Fél/Felek: a Szabályzat alkalmazásában kizárólag az Ügyfél és az Igazgatóság külön-külön, vagy együttesen.

9. Kiesési idő: az az időszak, amelyben a Szabályzat hatálya alá tartozó elektronikus ügyintézés igénybevételének lehetősége nem biztosított. Nem számít kiesési időnek az elektronikus ügyintézést biztosító informatikai rendszer tervezett karbantartásának ideje.

10. Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ): olyan Központi Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatás (a továbbiakban: KEÜSZ), amelynek keretében a KEÜSZ szolgáltató az Igazgatóság számára biztosítja az azonosítási módnak azonosítandó személy általi megválasztásának lehetővé tételét, valamint az azonosítandó személy által kiválasztott azonosítási szolgáltatónál a konkrét azonosítás szükség szerinti végrehajtását.

11. Általános Nyomtatványkitöltő – keretprogram (ÁNYK): olyan űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás, amely a KEÜSZ szolgáltató által elérhetővé tett, letölthető alkalmazás használatával biztosítja a szolgáltató által meghatározott technikai előírásoknak megfelelő elektronikus űrlapok megtervezését, Ügyfél általi kitöltését és az azonosított Ügyfél általi benyújtását.

12. e-Papír: olyan KEÜSZ szolgáltatás, amelynek keretében a szolgáltató biztosítja, hogy az Ügyfél az E-ügyintézési tv. 18. § (2) bekezdése szerinti azonosítását követően az Igazgatósághoz szabadszöveges beadványt terjesszen elő, amennyiben a beadvány elektronikus úton történő előterjesztését a jogszabály nem zárja ki, és a beadvány elektronikus úton történő előterjesztésére jogszabály további formai követelményt nem állapít meg.

13. Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás (BKSZ): olyan kézbesítési szolgáltatás, amely az elektronikus üzenet kézbesítésével kapcsolatban biztosítja:

a) az üzenet fogadásának igazolását, ha a küldőtől átvett üzenetet a kézbesítési rendszer átvette,

b) az üzenet sértetlenségét,

c) az átvevő igazolását (üzenet átvevője csak a címzett vagy a feljogosított helyettes átvevő lehet),

d) a sikertelen kézbesítés igazolását.

14. Üzemzavar: az Igazgatóság által az elektronikus ügyintézés eszközéül használt informatikai rendszer átmeneti vagy tartós meghibásodása, ami miatt az informatikai rendszerek nem tudják biztosítani az elektronikus kapcsolattartást és ügyintézést.

15. Rendelkezési Nyilvántartás (RNY): egy olyan rendszer, amely a természetes személyek elektronikus ügyintézésére vonatkozó rendelkezéseit tartja nyilván, és az arra jogosultak részére lekérdezhetővé teszi. Lehetőséget biztosít az ügyfelek részére ügyintézési rendelkezéseik megtételére, az RNY-hez csatlakozott szervezetek számára pedig a rendelkezések megismerésére.

2. Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv adatai

16. Az Igazgatóság adatai a hivatalos honlap (http://www.fori.hu/) „közérdekű adatok” menüpont, „szervezeti és személyzeti adatok” alpontjában találhatóak.

3. Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos ügyfélszolgálat elérhetősége

17. Az elektronikus ügyintézés során felmerülő technikai kérdésekkel kapcsolatos

ügyfélszolgálat adatai : 1818

Telefonszám: +36 1 550-1859

E-mail cím: [email protected]

A hivatali munkaidő: hétfőtől csütörtökig 08:00 – 16:30; pénteken 08:00 – 14:00 óra.

IV. Részletes rendelkezések

18. Az Igazgatóság az elektronikus ügyintézést az 1. számú mellékletben foglalt ügytípusoknak az Elektronikus Ügyintézési Felügyeletnél (a továbbiakban: EÜF) történő bejelentését követően biztosítja hivatali munkarendben.

19. Az Ügyfél az elektronikus ügyintézés igénybevételével egyidejűleg tudomásul veszi, és magára nézve kötelezőnek ismeri el a Szabályzat rendelkezéseit, és tudomásul veszi, hogy az igénybevételt követően rá egyedi szerződés megkötése nélkül, a Szabályzat elfogadásával az elektronikus ügyintézés igénybevételével összefüggő kötelezettségek hárulnak.

20. Az Igazgatóság az elektronikus ügyintézést az E-ügyintézési tv.-ben és az Eütv. vhr.-ben foglaltaknak megfelelően nyújtja.

21. Amennyiben jogszabály az elektronikus ügyintézéshez az Ügyfél által csatolandó mellékletként a hiteles – eredeti vagy megfelelően hitelesített másolati – példány benyújtását írja elő, akkor az ügyfélnek a dokumentumhitelesítés az E-ügyintézési tv.-ben és az Eütv. vhr. által meghatározott szabályai szerint hitelesített dokumentumot kell csatolnia.

22. Az Igazgatóság az elektronikus aláírások tekintetében elfogadott tanúsítványt kibocsátó hitelesítés-szolgáltatóknak a http://webpub-ext.nmhh.hu/esign/hitRend/init.do weboldalon megnevezett közigazgatásban alkalmazható tanúsítványt kibocsátó hitelesítés szolgáltatókat tekinti.

23.Elektronikus ügyintézés az Ügyfél előzetes Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartásba vételét követően kezdeményezhető.

24. Az elektronikus ügyintézéssel összefüggő kapcsolattartás során a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozóan a hatályos jogszabályok irányadók.

25. Ha egy ügytípusban az elektronikus ügyintézés nem kötelező, a természetes személy ügyfélnek az elektronikus ügyintézést teljes körben vagy az érintett eljárási cselekmény vonatkozásában kizáró ügyintézési rendelkezése – törvény eltérő rendelkezése hiányában – az elektronikus nyilatkozatra vonatkozó kézbesítési vélelem beálltát is kizárja.

4. Az elektronikus ügyintézés folyamata

26. Az 1. számú mellékletben felsorolt ügytípusok elektronikus ügyintézése az ugyanott meghatározott elektronikus űrlapok használatával történik.

27. Az elektronikus űrlapok elektronikus úton az Igazgatóság számára történő benyújtása az ÁNYK vagy e-Papír szolgáltatás használatával történik az Igazgatóság hivatali kapuján keresztül az alábbiak szerint:

a) a hatályos elektronikus űrlap (ÁNYK vagy e-Papír) az igazgatóság (www.fori.hu) honlapján érhető el,

b) az ÁNYK űrlapot a kitöltéshez le kell tölteni az Ügyfél által használt számítógépre, az e-Papír űrlap közvetlenül weblapon tölthető ki (Igazgatóság honlap vagy központi e- Papír szolgáltatási felület: https://epapir.gov.hu/);

c) az ÁNYK űrlap kitöltését támogató alkalmazás az ÁNYK nyomtatványkitöltés weboldalról tölthető le,

d) a kitöltött ÁNYK űrlap és csatolmányai az ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás, az e-Papír űrlap az e-Papír szolgáltatás igénybevételével (mindkét esetben a szolgáltató a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban:NISZ Zrt.), elérhetősége: www.nisz.hu) küldhetők be az Igazgatóság hivatali tárhelyére a Központi Azonosítási Ügynök szolgáltatáson keresztül elérhető elektronikus azonosítási megoldással azonosított Ügyfél által.

28. A kitöltött elektronikus űrlap és csatolmányai BKSZ-szel kerülnek az Igazgatóság hivatali tárhelyére, amelyről az Ügyfél az elektronikus azonosítási szolgáltatáshoz kapcsolódó tárhelyére automatikus visszaigazolást kap:

a) ÁNYK űrlap esetében közvetlenül az Igazgatóság hivatali kapujától, a beküldött ÁNYK tartalma az Ügyfél számára saját munkaállomásán rendelkezésre áll,

b) e-Papír esetén a NISZ Zrt. küld automatikus visszaigazolást (feladási igazolás és letöltési igazolás), amely igazolja, hogy az e-Papír feladása és NISZ Zrt. általi letöltése megtörtént. A NISZ Zrt. az e-Papírt továbbítja az Ügyfél által kiválasztott címzett hivatali kapujára. Az automatikus visszaigazolásokban címzettként a NISZ Zrt. jelenik meg mint közvetítő szervezet. Az Ügyfél által kitöltött e-Papír letölthető az e-Papír beküldésekor megjelenő címről, mely tartalmazza az Ügyfél által meghatározott címzettet.

29. Az Igazgatóság a számára beküldött elektronikus űrlapot olyan formátumban állítja elő az ügyfeldolgozás céljából, amelynek adattartalma ember által olvasható és értelmezhető formában a széles körben elterjedt irodai vagy böngészőprogramokkal közvetlenül megjeleníthető, és amely automatizált feldolgozásra alkalmas, strukturált módon tartalmazza az űrlap adattartalmát.

30. Amennyiben a beküldött elektronikus űrlaphoz csatolt dokumentumok nem értelmezhetők (nem megfelelő fájlformátum), az Ügyfél a hibára vonatkozóan automatikus hibajelzést kap. A beküldött elektronikus űrlap feldolgozásra kerül és az ügyintézési szabályoknak megfelelően kerül meghatározásra a nem értelmezhető csatolt dokumentumok ismételt benyújtása.

31. Az Igazgatóság hivatali tárhelyére beérkező küldeményeket az Igazgatóság iratkezelő rendszere automatikusan érkezteti, és az elektronikus űrlap befogadásáról, annak időpontjáról, az érkeztetési azonosítóról automatikus értesítést küld az Ügyfél tárhelyére, amelyről az Ügyfél a hivatalos kapcsolattartási csatornán keresztül kap értesítést.

32. Amennyiben az Ügyfél ÁNYK űrlap használata esetén nem a hatályos, az Igazgatóság honlapján közzétett elektronikus űrlapon nyújtja be a kérelmét, hanem egy korábbi, de már hatálytalan verziót használ, úgy az Igazgatóság a befogadás elutasításáról értesítést küld a hivatalos kapcsolattartási csatornán keresztül az Ügyfél tárhelyére.

33. Az ügyintézés az alapul szolgáló beadvány vagy kérelem benyújtásának módjától függetlenül a hatályos jogszabályoknak megfelelően történik.

34. Amennyiben az elektronikus űrlapot beküldő természetes személy Ügyfél meghatalmazottként jár el, köteles a meghatalmazás elfogadására utaló rendelkezést rögzíteni az RNY-ben.

35. Amennyiben az Ügyfél az RNY-ben titkosított kapcsolattartásról rendelkezik, az Igazgatóság a kapcsolattartás során az Ügyfél által az RNY-be feltöltött publikus kulccsal titkosított dokumentumot küld az Ügyfél számára. Amennyiben a publikus kulcsot az Ügyfél nem tölti fel az RNY-be, vagy a feltöltött kulcs hibás, az Igazgatóság nyílt dokumentumot küld az Ügyfél számára, és egyben felhívja az Ügyfél figyelmét a megfelelő publikus kulcs feltöltésére.

5. Technikai követelmények, információk

36. Az egyes űrlapokhoz csatolható dokumentumok és az azokhoz tartozó követelmények az adott űrlaphoz kapcsolódó, a www.fori.hu honlapon elhelyezett tájékoztatóban találhatók.

37. Csatolható fájlformátumokat Eütv. vhr. 1. számú melléklete határozza meg, amelyeket hitelesített „asice” formátumban is fel lehet tölteni. A fentieken túl az Igazgatóság elfogadja a .doc és a .xls fájlformátumokat is.

38. A csatolható fájlok paramétereit – így különösen kép esetén a felbontást, hanganyag esetén a mintavételezési frekvenciát – a felhasználási célnak megfelelően kell megválasztani.

39. Az ÁNYK űrlap kitöltéséhez szükséges számítógépre vonatkozó mindenkori technikai követelményeket az ÁNYK űrlapkitöltő program telepítési leírása tartalmazza (http://nav.gov.hu/data/cms126071/telepitesi_leiras.pdf).

40. Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos értesítések, visszaigazolások az Ügyfél értesítési tárhelyén – az értesítési tárhelyet szolgáltató szolgáltatási feltételeinek megfelelően –korlátozott ideig kerülnek tárolásra.

41. Az e-Papír esetében a feltölthető csatolmányokra vonatkozó mindenkori méretkorlát a weblapon olvasható a beadvány kitöltése során.

42. ÁNYK űrlap esetében a csatolmányok méretkorlátja az összes csatolmányra vonatkozóan 300 Mbájt.

6. Általános együttműködési kötelezettség

43. Az Igazgatóság és az Ügyfél az elektronikus ügyintézés igénybevételével elfogadják, hogy a Szabályzatban foglalt feladatok teljesítése érdekében az irányadó jogszabályok alapján kiemelt figyelemmel együttműködnek. Ennek keretében a Felek vállalják, hogy fokozottan törekednek minden olyan magatartás, körülmény vagy állapot elkerülésére és elhárítására, amely a jelen Szabályzatba ütközne, az abban rögzítetteket akadályozná, vagy meghiúsítaná.

44. Az Igazgatóság és az Ügyfél az elektronikus ügyintézés igénybevétele során kölcsönösen együttműködve, egymás érdekeit is figyelembe véve kötelesek eljárni.

7. A Szabályzat módosítása

45. Az Igazgatóság fenntartja magának a jogot, hogy a Szabályzatot – a jóhiszeműség és tisztesség követelményeinek, valamint a rendeltetésszerű joggyakorlás elvének megfelelően – egyoldalúan módosítsa. Az Igazgatóság a módosítást – a hatálybalépését megelőzően legalább 15 (tizenöt) nappal – honlapján közzéteszi, valamint megküldi az EÜF-nek is.

8. A rendelkezésre állás

46. Az elektronikus ügyintézés igénybevételének rendelkezésre állása heti 7 nap, naponta 24 óra, az e fejezetben rögzített eltérésekkel.

47. Az e-Papír szolgáltatás működtetője a Belügyminisztérium, üzemeltetője a NISZ Zrt. Az e-Papír szolgáltatás rendelkezésre állását az üzemeltető az általános célú elektronikus kérelem űrlap (e-Papír) általános szerződési feltételei határozzák meg (http://nisz.hu/sites/default/files/epapir_aszf.pdf).

9. Rendkívüli helyzetből (vis maior) eredő változás

48. Rendkívüli helyzetnek minősül az előre nem látható, elháríthatatlan külső esemény, amely valamelyik Felet vagy mindkettőt időlegesen megakadályozza vagy korlátozza a szerződés szerinti teljesítésben. Rendkívüli eseménynek minősül különösen a Szabályzatban foglalt szolgáltatásokkal kapcsolatos, az Igazgatóság által közvetlenül elháríthatatlan üzemzavar, a támogató rendszer biztonsági célú leállítása, az internetes hálózat hibája, az Igazgatóság irányítási körén kívül eső egyéb technikai jellegű hiba, és szolgáltatás működését megakadályozó vagy korlátozó természeti katasztrófa.

49. Az Igazgatóság rendkívüli helyzet esetén haladéktalanul megteszi az elektronikus ügyintézés zavartalansága érdekében szükséges lépéseket és haladéktalanul tájékoztatást tesz közzé az Igazgatóság honlapján a rendkívüli helyzetről, annak az elektronikus ügyintézés elérhetőségében okozott hatásairól és arról, hogy előre láthatóan mikor lesz képes a Szabályzatból fakadó kötelezettségeinek maradéktalanul eleget tenni.

50. Az Igazgatóság felelősségi körébe nem tartozó esetek:

a) a vis maior esetén fellépő károk,

b) az előzetesen bejelentett szüneteltelési időtartam alatti szolgáltatás kiesés esetén fellépő károk,

c) az Ügyfél együttműködésének elmaradásából eredő károk.

10. A szolgáltatás szüneteltetése, karbantartás

51. Az Igazgatóság az ügyfelek előzetes tájékoztatása mellett szünetelteti az elektronikus ügyintézést a hálózatában végzett karbantartás, felújítás, szoftvercsere, bővítés vagy más ehhez kapcsolódó tevékenységek (a továbbiakban: üzemfenntartási munkák) elvégzése céljából.

52. Az Igazgatóság a tervezett üzemfenntartási munkákról és az erre kijelölt időpontról és időtartamról a honlapján tájékoztatja az ügyfeleket, a tervezett üzemfenntartási munkát megelőzően legalább öt nappal. Az Igazgatóság az előre tervezett üzemfenntartási munkákat úgy végzi el, hogy azok az elektronikus ügyintézés elérhetőségét lehetőség szerint ne korlátozzák.

53. A tervezett üzemfenntartási munkák alatti szükségszerű rendszerleállások ideje – amennyiben az a karbantartási időszakban történik – a rendelkezésre állás idejét nem csökkenti.

11. Bejelentések, panaszok kezelésének rendje

54. A Szabályzatban szabályozott elektronikus ügyintézéssel összefüggő bejelentés a panaszra okot adó körülmény bekövetkezésétől számított 6 hónapos jogvesztő határidőn belül tehető meg e-mailben a [email protected] címen. Ezen jogvesztő határidő nem érinti az elektronikusan intézett ügyre vonatkozó eljárási jogszabály által az Ügyfél részére az ügy elintézésével összefüggésben biztosított jogorvoslati jogosultság gyakorlását, amelyre az alapul szolgáló eljárási jogszabály irányadó.

55. A panasszal összefüggő vizsgálat lefolytatására a panasz beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre.

56. Az Ügyfél felügyeleti vizsgálatot kezdeményezhet az EÜF-nél az E-ügyintézési tv.-ben biztosított jogainak sérelme vagy az Ügyfél jogát, jogos érdekét érintő az elektronikus ügyintézést biztosító szerv kötelezettségeinek elmulasztása esetén.

12. Adat- és titokvédelem

57. A Felek vállalják, hogy a szolgáltatás nyújtásával kapcsolatosan végzett tevékenység során az egyik szerződő Féllel összefüggésben a másik Fél tudomására jutott, illetve birtokukba került minden adatot, tényt és információt, amelynek titokban tartásához valamelyik Félnek érdeke fűződik, bizalmasan kezelnek, és megőriznek, ezeket a másik fél előzetes, írásbeli hozzájárulása hiányában egyik fél sem hozza nyilvánosságra, vagy illetéktelen harmadik személy tudomására. Az elektronikus ügyintézés alapjául szolgáló üggyel összefüggő adatok kezelésére az adott eljárásra irányadó jogszabályi előírások irányadók.

58.Az Igazgatóság az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény (a továbbiakban: Ibtv.) hatálya alá tartozó adatkezelő szervezetként köteles gondoskodni az Ibtv. előírásainak megfelelően az általa kezelt adatok bizalmasságáról, sértetlenségéről és rendelkezésre állásáról.

59. A titoktartás a Feleket határozatlan ideig köti.

60. Amennyiben Felek bármelyike a titoktartási kötelezettségét megszegi, köteles a másik Fél ebből eredő kárát megtéríteni.

61. Nem minősül az adat- és titokvédelmi kötelezettség sérelmének:

a) az olyan adatok, tények és információk megismerésének lehetővé tétele, amelyek nyilvánosak, amelyek nyilvánosságát jogszabály írja elő, vagy amelyet a másik Fél hozzájárulásával már nyilvánosságra hoztak,

b) az adatok, tények vagy információk jogszabály, határozat vagy bírósági ítélet kötelezése alapján a másik Fél egyidejű értesítése mellett történő átadása,

c) jogszabályi feltételek fennállása és erre irányuló megkeresés alapján adatok, tények vagy információk megismerésére feljogosított szervezet részére történő átadása,

d) az Igazgatóságot vagy az ügyfelet jogszabály alapján terhelő nyilvánosságra hozatali és adatszolgáltatási kötelezettségeinek teljesítése.

62. A jelen pontban meghatározott kötelezettségek az Ügyfél és az Igazgatóság meghatalmazottjait a Felekkel azonos módon terhelik.

13. Adatkezelési előírások

63. Személyes adatok kezelésre jogosult személyek az Igazgatóság ügy elintézésével összefüggésben feladatkörrel rendelkező munkatársai.

64. Az Ügyfél jogosult azonos adatkörre vonatkozóan évente egyszer díjmentesen tájékoztatást kérni az Igazgatóság által kezelt személyes adatairól. A tájékoztatást az Ügyfél a benyújtást követő 25 napon belül kapja meg.

65. A személyes adatok kezelésével kapcsolatban felmerült kifogás esetén az Ügyfél a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhat (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c, e-mail: [email protected]).

14. Záró rendelkezések

66. A Szabályzat 2018. január 01. napon lép hatályba, és az Igazgatóság hivatalos honlapján kell az ügyfelek számára folyamatosan hozzáférhetővé tenni.

67. A Szabályzat módosítása esetén a Szabályzatban módosítással egységes szerkezetbe foglalt szövegét annak hatályba lépését megelőző legalább tizenöt nappal az Igazgatóság hivatalos honlapján közzé kell tenni.